［岡崎］例会前ビジネス交流タイム

背景

例年、予算を使用して例会参加者に向けて、お弁当を配布していたが、260名を超える単会規模になり、予算の増加とフードロスの問題など看過できないようになった。また、規模の拡大に伴って例会後の単会全体での懇親会が、非常に困難である。それらを勘案し、解決策を講じる必要性が生まれた。

目的

例会前に事業のPR・販売ができる時間を設ける。それらを契機に、交流する時間が生まれ、それぞれの事業や商品、人柄の認知と理解、経済活動の促進を狙う。

また、これまでのフードロス問題と、全体での懇親会が困難であることも視野に入れ、予約注文があったお弁当を直接販売することで、ロスを軽減しつつ、その場で懇親を深められることも目指す。

方法

事前に全メンバーを対象にブース出展の取りまとめを行う。

飲食、物品販売、サービス説明など、ビジネス交流のためのブースであれば出展可能とする。例会当日、各々が出展し、PRや販売行為を行う。食事が可能な場合には、メンバー同士の対話を通じた経済活動を促す。

飲食販売に関しては、飲食店が決まり次第、全メンバーを対象に事前予約を促す。これによって、フードロスの問題を解消すると同時に、飲食店利益ロスの解消を目指す。

また、マーケティングを通じた提案を委員会から特定の業種に対して行うことで、出展者が出してみたいと思えるようにイノベーションを促す。

例

1. コスメ業種に対して、女性メンバーは少ないが逆に男性比率が高いため、ターゲットを男性とし、30代女性が喜ぶコスメプレゼントラインナップを出展提案する
2. 物販は難易度が高いが、自社事業PRなら例会に参加する150名程度にパンフレット等の紙媒体を配布できるため、ブース出展でなくPR物の配布やパネル展示などで出展提案する
3. 現在、加速度的に新入会員が増加している。昨年で52名の方が新しく入会しているため、古参のメンバーであっても、自社事業を知ってもらえているわけではないことから、ビジネスチャンスが拡大していることを伝える

周知方法

対象は全メンバーとなるが、初めての事業であるため、エンジェルタッチを通じた配信告知のみでは、PRや販売をするブースはもちろん、例会30分前に訪れる参加者も集まらないことが危惧される。そこで、いくつかの周知を実施する。

1. エンジェルタッチを通じた配信
2. 各委員会にLINEグループがある場合には、委員長を通じたLINEでの告知
3. ブースを出展することが確定したメンバーからの自社PR配信を促す

募集期間

開始については約1ヶ月前とする。締切は基本的に各例会開催日の2週間前とする。

1. 出展者募集締切／2週間前（会場の申請日により変動あり）
2. 飲食予約締切／1週間前（出展者との打合せで3日前までなど変動あり）

募集ブース数：2〜5程度とし、会場に準ずる。（販売行為で会場費が変動する場合があり、会員内への販売であれば大丈夫かの確認を都度行う。また、会場内が飲食禁止の場合には飲食店による販売は行わない。また、出展できるブース数は会場レイアウトに依存するため、都度、担当する委員長との協議の上、決定する）

出展時間

例会開始時間の45分前から開催し、10分前に終了する。
（例：19：00開始の場合には、18：15〜18：50）

それぞれのブース担当者は片付け時間を考慮して、例会に間に合うように撤収する。その業務遂行と時間管理は各ブースで行う。

事業詳細

飲食販売に関する取り決め

1. 飲食店営業許可や保健所が管轄する販売と食中毒に関するルールの遵守については、各出展事業者が責任を持つこと
2. 電源の使用が必要な場合には、事前に申し出が必要。会場によっては使用できない場合があることを承知の上で出展すること
3. 出展者が出展最大数を超える場合には、あきんど委員会によって選考を行う。審査基準に関しては開示しない

事業詳細

事業開催に関する取り決め

1. 会場は例会会場の空きスペースを活用するため、開催の可否は例会の担当委員会と相談の上、決定します。
2. 年度末に事業報告を行います。

令和6年度から開催をしているが、経済効果だけに留まらず、例会への参加時間が早くなり、参加数の増加にも寄与している。また、繰り返し行うことで、次回には出てみようというメンバーがいることから、触発されて自身の事業にも生かそうとするイノベーションが起きている。

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